Waar moet je opletten bij de aanschaf van een DMS systeem

DMS staat voor document management systeem of een documentbeheersysteem. De meeste bedrijven stappen nu af van het fysiek opslaan van documenten en het opslaan op sticks, harde schijven en op de computer. Maar voordat een organisatie besluit over te stappen op het digitaal opslaan van documenten moet de informatie over de software wel duidelijk zijn.

Administratie beheer
De  Nederlandse archiefwet die dateert van 1995 verplicht overheidsorganisaties  tot het vormen en beheren van archieven. Ook bedrijven en organisaties moeten voldoen aan deze verplichting van de archiefwet. Men riskeert fikse boetes bij slecht administratief beheer en archivering.

Wat is een DMS systeem?
Een DMS systeem maakt het voor de organisatie makkelijker en overzichtelijk om documenten digitaal op te slaan en te beheren volgens een bepaalde structuur. Organisaties hebben dagelijks heel veel documenten die binnen komen zoals facturen, e-mails, correspondentie per post, certificaten en diverse andere documenten. Deze komen zowel digitaal als fysiek binnen. Een DMS systeem is vooral efficiënt en ook kostenbesparend wanneer het eenmaal is aangeschaft.

Waarop moet men letten bij de aanschaf?
DMS software kan op maat gemaakt worden voor elke organisaties maar er zijn ook gewoon standaard systemen. Bij een online DMS systemen kan men vanuit elke locatie inloggen en werken. Hieronder enkele zaken waaraan een DMS systeem moet voldoen voordat de organisatie overgaat tot aanschaf;

1. Kies voor een bedrijf dat standaard software of software op maat beschikbaar heeft, dit is raadzaam omdat z’n bedrijf reeds ervaring heeft opgedaan met andere organisaties en die weten dus wat nodig is om het systeem goed in te richten. Doordat men reeds ervaring heeft op gedaan met soort gelijke organisaties als de uwe dan hoeft men alleen tijd te besteden aan een beetje bijwerken van het systeem. Hiermee bespaard u zeker ook tijd doordat u bij de aanschaf eigenlijk gelijk van start kan gaan met werken aan het digitaliseren want ook voor u geldt ‘Time is money’;
2. Bekijk ook gelijk het kostenplaatje, want dan kan er een budget uitgetrokken worden (bijvoorbeeld per jaar) voor licenties, eenmalig of om de zoveel tijd voor trainen van het personeel, updates van software en systemen en consultancy kosten. Het is dan geen verrassing als u een factuur krijgt;
3. Beveiliging, ga samen met de aanbieder van de software na hoe goed de beveiliging is van het systeem, hoe bestendig is het tegen cyber hacking. In deze moderne digitale tijd is cybercriminaliteit niet iets dat onderschat mag worden. Dus het is zaak dat bepaalde zaken heel goed beveiligd zijn denk bijvoorbeeld bij het inloggen al aan authenticatie/autorisatie en ook aan beperkingen bijvoorbeeld niet een ieder toegang geven tot alle bestanden.

Als de organisatie en de werknemers reeds op een lijn zijn en het belang inzien van een DMS systeem dan zijn de aanschaf en het succesvol implementeren van het systeem een fluitje van een cent. Het administreren en beheren van documenten zal efficiënter plaats vinden en uw organisatie riskeert geen verlies van data en documentatie.